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Gérer et optimiser ses achats

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En temps de crise,  il est parfois difficile d’augmenter son chiffre d’affaires. Réduire ses charges devient donc une priorité absolue.

En règle générale, les charges dans l’entreprise sont composées principalement :
- des frais de personnel (20 % à 30 % du chiffre d’affaires),
- et des achats (40 % à 60 %).

Ainsi, une amélioration de 15 % sur les achats peut générer entre 6 % et 9 % de rentabilité. Afin d’optimiser ses achats, il est nécessaire de :
- bien identifier ses types d’achat et définir une stratégie adaptée,
- distinguer les différents leviers pour bien acheter,
- bien négocier,
- se faire accompagner et trouver de bons plans.

grosse_puce.gif Bien identifier ses types d’achat et définir une stratégie adaptée

Il est important de bien comprendre ses besoins et pour cela de distinguer 3 types de produits ou services :
- achats à consommer en interne (investissements, frais généraux, prestations, sous-traitance),
- achats destinés à être intégrés dans le cycle de production,
- achats pour la revente.

A chaque type d’achats, une stratégie différente sera déterminée afin de pouvoir optimiser la dépense, capter l’innovation, améliorer la qualité, le cycle de production ou la performance, internaliser ou externaliser…
Ainsi, pour capter l'innovation ou améliorer la qualité, il est possible d'associer, en amont des projets, les départements de recherche et développement ou de production des fournisseurs.
De plus, afin d’améliorer la performance du client, les fournisseurs peuvent effectuer des diagnostics. Ils envoient des équipes pour comprendre les axes d’amélioration et ainsi apporter un service adapté. Sur la base du diagnostic, le client établira un cahier des charges adapté.
Enfin, le dirigeant peut se poser la question d’internaliser ou d’externaliser une tâche. Se recentrer sur son cœur de métier (allocation des ressources sur des tâches à forte valeur ajoutée), profiter de services adaptés aux pics de saisonnalité (flexibilité), profiter d’économies d’échelle apportées par le prestataire sont quelques critères majeurs pour externaliser.

grosse_puce.gif Mettre en place une stratégie d’achat : les leviers à utiliser

Il est courant de distinguer plusieurs leviers pour optimiser ses achats.

petit_carre.gif La définition précise de ses besoins
Soyez précis dans la définition de vos besoins réels et évitez le superflu ; pour cela, établissez par écrit un document (cahier des charges) que vous transmettrez à vos fournisseurs. Cet exercice vous permettra  d’avoir les idées claires et d’officialiser votre démarche.

petit_carre.gif L’analyse de la valeur
Le but de l’analyse de la valeur est d'examiner la fonction qu'un produit doit satisfaire et de rechercher des solutions permettant d'assurer cette fonction à moindre coût. Par exemple, l’acheteur de cartouches d’imprimante évitera d’acheter des cartouches de la marque de son imprimante et "sourcera" des fournisseurs de cartouches compatibles. Le rendu sera équivalent mais avec des prix plus agressifs.
Dans le cadre d’un achat stratégique, il peut donc être intéressant d’écrire un cahier des charges remettant en question les habitudes de consommation et ainsi de trouver des produits ou services de substitution.

petit_carre.gif La massification (concentration des achats)
Plus le fournisseur aura la possibilité d’augmenter son chiffre d’affaires et plus il sera enclin à diminuer ses prix de vente. Ainsi, plus vous arriverez à concentrer vos achats sur un nombre restreint de fournisseurs et plus vos coûts seront réduits.

petit_carre.gif La détermination du coût global
Pour appréhender le coût d’un achat, il est nécessaire de prendre en compte l’ensemble des frais qui y sont associés : coûts d’acquisition, de mise en œuvre, d’usage, de destruction ou recyclage, etc..
Cette approche vous permettra de juger de l’intérêt réel d’une offre. Ainsi, si un fournisseur vous fait une remise de 30 % sur 10 % de la dépense, l’offre aura un intérêt mineur.
En revanche, si ce même fournisseur vous accorde une remise de 10 % sur 80 % de la dépense, cette offre retiendra probablement plus votre intérêt.

petit_carre.gif Le "sourcing fournisseurs"
Une fois le cahier des charges établi, vous devez identifier les fournisseurs capables de répondre à votre besoin. Interroger des fournisseurs différents vous permettra d’aller chercher de nouvelles idées, des produits ou services de qualité différente et de créer la compétition entre les fournisseurs. Il est donc courant d’interroger au minimum 3 fournisseurs.

petit_carre.gif La mise en concurrence et la comparaison des offres
Une fois les offres des fournisseurs reçues, il vous faudra les comparer (dans un document prenant la forme d’un tableau comparatif) à partir de plusieurs critères : coût, qualité, niveau de service, clauses contractuelles (durée d’engagement, rupture anticipée, confidentialité, etc.). Lors des négociations, ce comparatif vous aidera à vous y retrouver.

grosse_puce.gif Bien négocier

Quelques règles sont à respecter pour mener à bien une bonne négociation.
petit_carre.gif Prenez le temps nécessaire : ne pas être pressé permet de revoir les fournisseurs, de bien comprendre les caractéristiques de leur offre et de négocier chaque point.
petit_carre.gif Faites en sorte d’avoir le choix : si vous disposez de plusieurs offres, vous serez en en position de force pour négocier.
petit_carre.gif Evaluez le "poids" de cet achat pour vous et pour votre fournisseur : quelle est la proportion de votre chiffre d’affaires liée à ce fournisseur dans l’ensemble de vos dépenses ? Que représentez-vous dans le chiffre d'affaires global de ce fournisseur ? Ces deux questions permettront de bien comprendre le rapport de force entre vous et votre fournisseur.
petit_carre.gif En tant que chef d’entreprise, vous êtes en principe le décisionnaire final : n’hésitez pas le dire au fournisseur. Votre poids dans la négociation en sera décuplé.
petit_carre.gif Ayez des points de comparaison : un acheteur bien au courant des pratiques du marché (prix cible du produit ou du service, prix obtenus en fonction des volumes concédés, conditions contractuelles, etc.) sera en capacité de bien analyser les conditions obtenues et ciblera les efforts à demander aux fournisseurs.

grosse_puce.gif Comment se faire aider et trouver de bons plans ?

En fonction de la taille de votre entreprise, de la technicité des produits ou services que vous devez acheter, il peut être nécessaire de vous faire accompagner par un conseil spécialisé dans les achats ou de rejoindre un groupement d’achat, une centrale d’achat ou encore une coopérative.

petit_carre.gif Les conseils spécialisés dans les achats : il s’agit de sociétés qui vous délégueront un consultant spécialiste des achats, capable de vous aider à créer le bon cahier des charges et à bien négocier. Exemple : CPO Solutions, Lowendalmassaï, etc.

petit_carre.gif Les groupements d’achat : il s’agit de structures (généralement des sociétés) créées par plusieurs entreprises pour grouper leurs achats, augmenter leur capacité de négociation avec les fournisseurs et ainsi obtenir des prix plus avantageux. Exemple : Buyco sur tous les frais de fonctionnement, Gicaf (Groupement des installateurs en conditionnement d'air et de froid), etc.

petit_carre.gif Les centrales d’achat : leur objectif est le même que les groupements d’achat  mais leur mode de fonctionnement diffère. Ainsi la centrale achète et revend les produits à ses adhérents en appliquant une marge additionnelle. Exemple : UGAP (Union des Groupements d'Achats Publics).

petit_carre.gif Les coopératives : chaque membre achète une part de capital de la coopérative et donc tous les membres participent à la prise de décision. Elles fonctionnent sur un système égalitaire qui n’existe pas dans un groupement classique. En effet, le choix des fournisseurs se fait par vote.  Exemple : ORCAB (Coopératives d’achat des artisans du Bâtiment).

 

Rédigé par Olivier de Bouillé, Directeur associé chez CPO Solutions

 


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