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Le cahier des charges

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Le cahier des charges est un document technique qui a une valeur juridique en cas de conflit entre le prestataire chargé de développer un site internet et son client. Il leur sert de référentiel contractuel.

Les objectifs d'un cahier des charges sont :
- de bien réfléchir puis de définir les caractéristiques du site à concevoir,
- de solliciter, sur une même base, des prestataires qui en assureront la réalisation.

Les prestations de développement informatique, l'hébergement et le référencement du site doivent être bien détaillées.


  L'élaboration du cahier des charges

Elle consiste à décrire clairement le site que l'on souhaite réaliser en précisant les éléments suivants :

  la présentation de l'entreprise et de ses produits,

  les objectifs recherchés (information, communication, promotion),

  la cible visée : grand public, professionnels, clientèle française, étrangère, actuelle ou potentielle, adhérents, tranche d'âge, etc.

  les éléments qui doivent être mis en avant : information, produits, services, etc.

  les circuits de vente : renvoi sur des agences, vente en ligne, etc.

  la logistique : emplacement des stocks, du serveur, répartition géographique des clients, etc.

  les fonctions du site,

  les besoins fonctionnels voire techniques dont le prestataire déduira les applications informatiques nécessaires,

  l'arborescence, le nom des principales rubriques, les menus principaux, les liens, le nombre de pages estimé pour le site, etc.

  les liens que le site doit entretenir avec les principaux réseaux sociaux,

  la compatibilité du site sur d'autres supports qu'un ordinateur comme un smartphone, une tablette, une télévision, on parlera alors de "site web adaptatif" ou "responsive design",

  les modalités de référencement (url claires), de maintenance, de mise à jour ; la création d'un "back-office", outil qui permet d'effectuer soi-même les mises à jour du site (car si le site n'évolue pas ou n'est pas à jour, cela ne sera pas favorable à l'image de marque de l'entreprise),

  l'installation d'un outil statistique qui permette de mesurer son trafic,

  la nature de l'hébergement (machines virtuelles), le taux de disponibilité attendu, les outils pour le mesurer.


  Le contrat

Les relations entre le client et son prestataire doivent être organisées par écrit, dans un contrat où peuvent notamment figurer des clauses portant sur :

  l'obligation de conseil du prestataire, qui est le spécialiste de la conception d'un site internet,

  l'obligation de confidentialité du prestataire : il s'engage à ne divulguer aucune des informations dont il a connaissance relatives notamment  à la conception future du site, sa présentation, ses objectifs (qui sont des données difficilement protégeables par le client), ni à en faire un quelconque usage sans autorisation, pendant la durée du contrat et au-delà, le cas échéant, pour une durée limitée.
Il peut également être prévu par le contrat la restitution des informations fournies au prestataire non retenu (suite à l'appel d'offres), ou en cas de rupture de contrat,

  la cession des droits de propriété intellectuelle : le contrat doit prévoir que les droits d'auteur seront cédés à l'entreprise cliente par le prestataire. Attention si le prestataire reste propriétaire de ce qu'il a créé et que son client en use au travers d'une licence d'exploitation, l'activité internet de l'entreprise n'appartient plus à celui qui la dirige !

  La date de sortie du site peut, pour des activités saisonnières, revêtir une importance capitale ; aussi le prestataire s'engage sur une date de livraison. Il faut prévoir des pénalités de retard en cas de non respect des délais.


  La réception du site

Il est indispensable de vérifier la durée de la période de garantie des développements et la date de début de cette garantie. Cette date correspond en général à la date de signature de la recette, c'est-à-dire la réception du site, après la phase de test et de correction des anomalies, lorsqu'il est conforme au cahier des charges.
Doivent être consignées par écrit les réserves émises par le client, entraînant des modifications pour le prestataire. Puis, un procès-verbal de conformité est signé par les deux parties.


  Quelques conseils

  Les spécifications sont fournies par le prestataire au client pour le renseigner sur la faisabilité du projet de site, après lecture du cahier des charges.
Le site devra être accessible aux malvoyants ; il faudra préciser cet aspect dans la commande. Il convient notamment d'intégrer un texte alternatif  dans les balises des images et de ne pas oublier d'activer cette option lors de la génération d'un pdf, par exemple.

Il doit être compatible pour les utilisateurs de PC et de Mac, de tablettes, de smartphones, d'écrans de télévision et avec les navigateurs les plus utilisés : Chrome,  Internet Explorer, Firefox, Safari. Il devra être compatible avec les dernières versions de ces navigateurs mais aussi avec au moins une version précédente (tous les internautes ne mettant pas à jour leur navigateur). On parle alors d'un "site adaptatif" ou "responsive design". Votre cahier des charges devra le prévoir.

La phase de recette par le client est très importante. Il est indispensable d'effectuer la recette soi-même en utilisant plusieurs navigateurs, un PC et un Mac, deux ou trois types de smartphones et de tablettes numériques. Tout ce qui ne convient pas (anomalies) doit être noté et corrigé point par point.

Aux coûts de développements peuvent s'ajouter des coûts de licence de logiciels (de base de données par exemple, ou de langage informatique). Toutefois, sachez que des formules de développement "open source" intègrent des produits dont l'accès est totalement gratuit (ex. : langage PHP ou base de données MySQL), ce qui permet de réduire le coût total.

Il est préférable de faire développer son site avec des logiciels "open source", cela évite d'être prisonnier d'une solution propriétaire. En effet, le jour où vous n'êtes plus satisfait de votre prestataire, si personne d'autre que lui ne sait intervenir sur votre site, vous serez obligé de le refaire développer. Il existe des outils "open source" de fabrication de sites intégrés tels que Drupal, Joomla ou WordPress et de boutiques comme Prestashop, Magento...

Tout site demande une maintenance dans le temps, les CMS open source évoluent et il est préférable de disposer d'une version récente. Par ailleurs avec le temps les besoins évoluent. Aussi il faudra prévoir un budget de maintenance et savoir à l'avance quel sera le coût d'intervention horaire ou journalière du prestataire dans une telle situation.

    Pour en savoir plus

Voir un exemple de cahier des charges réalisé en 2010 par la CCI de La Rochelle Il y manque la dimension réseaux sociaux et responsive design mais les points principaux y sont présents.

 


Juillet 2014


Création d'entreprise, reprise d'entreprise | AFE, Agence France Entrepreneur

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