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Les formalités d'embauche de salariés

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Lorsqu'un créateur d'entreprise recrute un salarié dès le démarrage de son activité, la plupart des démarches administratives sont prises en charge par le centre de formalités des entreprises (CFE).
Lorsqu'il démarre seul et décide par la suite d'embaucher un salarié, il doit accomplir lui-même les formalités d'embauche.

Recruter un salarié est une décision importante car elle aura un impact sur la situation du créateur d'entreprise, qui devient employeur et sur l'organisation de l'activité qu'il faudra adapter.

  La déclaration préalable à l'embauche

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l'ensemble du territoire (Outre-mer compris), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises.

  Principe

La DPAE permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

- la demande d'immatriculation de l'employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié et d'ouverture ou d'acquisition d'une entreprise employant des salariés,
- la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi,
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
- la demande d'adhésion à un service médical du travail,
- et la demande pour la visite médicale d'embauche.

 La DPAE comprend les mentions suivantes :
- la dénomination sociale ou le nom et les prénoms de l'employeur,
- le code APE,
- adresse de l'employeur,
- numéro de Siren,
- le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la sécurité sociale,
- les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié,
- date et heure d'embauche,
- nature, durée du contrat  et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

  Modalités

La DPAE doit être adressée, au plus tôt, 8 jours avant l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.

Cette déclaration doit être effectuée par voie électronique par tous les employeurs qui ont accomplis plus de 50 déclarations préalables à l'embauche au cours de l'année civile précédente. 

Si l'employeur n'est pas tenu d'effectuer cette déclaration par voie électronique, la DPAE peut être transmise à l'Urssaf ou à la MSA au moyen du formulaire "Déclaration préalable à l'embauche" (CERFA 14738*01, disponible auprès des URSSAF, des caisses générales de sécurité sociale ou à imprimer sur les sites www.urssaf.fr. et www.service-public.fr).
Ce formulaire est transmis, soit :
par courrier recommandé avec accusé de réception,
par télécopie.
Précision : en cas de transmission par lettre recommandée, l'employeur doit adresser la DPAE au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche. L'Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les cinq jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Le non respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé passible d'une pénalité de 1 056 euros par salarié concerné.


  Autres formalités à effectuer

Le chef d'entreprise reste tenu d'effectuer lui-même les formalités suivantes :

  S'immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire (personnel cadre et non cadre)

L'affiliation doit être effectuée auprès d'une institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre) selon les règles suivantes :

- si une caisse est désignée pour un secteur d'activité : l'entreprise doit obligatoirement y adhérer,
- à défaut, la caisse compétente est celle désignée dans un département (ou arrondissement de Paris).

L'entreprise est tenue d'y adhérer dans les 3 mois de sa constitution, même si elle n'emploie pas de salariés immédiatement. Au-delà, l'adhésion s'effectuera d'office auprès de la caisse d'un des deux groupes chargée des adhésions tardives.

L'entreprise sera adhérente mais n'aura aucune cotisation à verser avant l'embauche d'un premier salarié.
Lors de chaque embauche, l'employeur doit contacter la caisse dont il relève pour lui fournir un certain nombre de renseignements sur le salarié.

  Informer l'inspection du travail

La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'inspecteur du travail.

  Etablir un contrat de travail ou une lettre d'embauche

Toute embauche en contrat de travail à durée indéterminée doit normalement être accompagnée, dans les deux mois, d'un écrit comportant un certain nombre de mentions. Cette obligation est en principe considérée comme respectée par la remise au salarié du talon-récépissé, reçu à l'occasion de la déclaration unique d'embauche ou d'un premier bulletin de paye. Cependant, dans un souci de sécurité juridique, il est conseillé de remettre au salarié une lettre d'embauche ou un contrat de travail.

En cas d'embauche d'un salarié en contrat de travail à durée déterminée, la remise d'un contrat de travail écrit est obligatoire. Il doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche.

petite_puce.gif Réaliser la visite médicale d'embauche

Elle permet de s'assurer que le salarié est apte à son poste de travail. Elle doit être réalisée avant la fin de la période d'essai.

  Ouvrir un registre unique du personnel

Tout établissement qui occupe des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
L'employeur doit inscrire, lors de l'embauche, sur ce registre :

- les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,
- son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l'établissement,
- pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (attention, si le salarié est étranger, d'autres obligations se superposent : se renseigner auprès de l'Office français de l'immigration et de l'intégration, site internet : www.ofii.fr),
- la mention éventuelle "d'apprenti", de "contrat d'insertion professionnelle", de "contrat à durée déterminée", de "travailleur à temps partiel", de "travailleur temporaire" (avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) ou encore de "mise à disposition par un groupement d'employeurs", etc.
- la date de sortie de l'établissement.

Ce registre peut être remplacé par un support informatique.

L'absence de registre, le défaut de mise à jour, ou l'oubli de mention obligatoire peuvent entrainer jusqu'à 3 750 euros d'amende par salarié.

petite_puce.gif  Travailleur détaché et fourniture d'une attestation de vigilance

Toute société ayant conclu un contrat portant sur la fourniture d'une prestation de services est tenue de vérifier que son cocontractant s'acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations dès lors que le contrat porte sur une opération dont le montant global est d'au moins 5 000 euros.

A cet effet, le sous-traitant employeur de fournir à son donneur d'ordre une « attestation de vigilance » délivrée par l'Urssaf.

A noter que cette attestation est valable uniquement pendant 6 mois et doit être renouvelée tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat.


  Obligations à remplir

Le chef d'entreprise doit en outre remplir certaines obligations notamment :

  Tenir un livre de paie ou garder un double des bulletins de paie

L'employeur a le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.
Le livre de paye reproduit les mentions du bulletin de paye. Il peut être tenu :

- soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal d'instance ou par un juge du tribunal de commerce ou par le maire,
- soit sur un support informatique.

  Conserver les observations et mises en demeure des agents de l'inspection du travail. La tenue d'un registre spécial a été supprimée.

  Tenir le document unique d'évaluation des risques

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

petite_puce.gif Registre des délégués du personnel

Il doit contenir les notes écrites concernant les demandes des délégués et les réponses de l'employeur.
L'absence  de registre constitue un délit d'entrave qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 euros.

  Afficher certaines informations

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :

- adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent,
- adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence,
- avis de l'existence d'une convention collective,
- règlement intérieur s'il en existe un,
- horaire de travail et durée du repos,
- interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise,

- modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques?
- document unique d'évaluation des risques,
- les dispositions des articles L222-33  et L222-33-2 du code pénal relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.

etoile.gif Précision : L'ordonnance du 27 juin 2014 adapte les obligations d'affichage pour tenir compte des possibilités offertes par les nouvelles technologies et prévoit que l'
obligation d'information peut être remplie " par tout moyen".


  Les formalités d'embauche simplifiées dans les petites entreprises

Le TESE (Titre emploi-service entreprise) permet, par son utilisation, de satisfaire aux obligations sociales liées à l'embauche d'un salarié.
Il peut être utilisé par les entreprises employant moins de 20 salariés ou qui, quel que soit leur effectif, emploient des salariés dont l'activité n'excède pas 100 jours (consécutifs ou non) ou 700 heures par année civile.

Pour plus d'informations sur ces dispositifs
: se reporter au document sur "les formalités d'embauche simplifiées".

Par ailleurs, la DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales), disponible sur le site internet : www.net-entreprises.fr, permet à l'employeur :
- d'obtenir le calcul des rémunérations et de l'ensemble des cotisations et contributions dues en application des dispositions légales et conventionnelles,
- d'effectuer les déclarations obligatoires relatives aux cotisations et contributions sociales qui doivent être adressées aux Urssaf, aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaire, à Pôle emploi et aux caisses de congés payés.


Juillet 2016


Assistance Paie
Il est possible de souscrire aux services d'un cabinet spécialisé pour les formalités d'embauche, l'établissement des salaires, les déclarations de charges sociales. L'entreprise gagne en temps, et en sécurité.
Posté par chronopaie, 27/03/2011 17:02
la DUE c'est sur net-entreprises.fr
Qu'elle soit à destination de l'Urssaf ou de la MSA (salariés agricoles) la DUE c'est surtout sur net-entreprises.fr, le site officiel des déclarations sociales.
Posté par Claire (http://www.net-entreprises.fr/), 08/02/2011 16:19
Obligation de réfaction d'un document unique d'évaluation des risques
Parmi les formalité obligatoire dès l'embauche d'un premier salarié, la règlementation impose la rédaction d'un document unique d'évaluation des risques professionnels.
L'absence d'un tel document engage votre responsabilité pénale, vous fait encourir une amende, et vous met gravement en cause en cas d'accident du travail.
Le législateur a souhaité que la sécurité du salarié soit une préoccupation continue de l'employeur, et la seule rédaction du document unique ne suffit pas ; il faut aussi le tenir à jour.
Posté par Julien (http://www.100risk.com), 11/04/2010 19:43

Création d'entreprise, reprise d'entreprise | AFE, Agence France Entrepreneur

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